Laboratoire de pharmacie : 13 façons d’augmenter l’efficacité opérationnelle en 2026

Optimiser l’efficacité du laboratoire en pharmacie, c’est d’abord prendre le temps de réfléchir à mieux travailler.

Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre et de volume de tâches élevé, la performance du laboratoire repose sur trois piliers : une gestion efficace des équipes, un aménagement optimal de l’espace et l’adoption des technologies appropriées.

En agissant sur ces derniers, chaque pharmacie peut gagner en efficacité, quelle que soit sa taille.

Navigation rapide

• Ressources humaines
• Ergonomie et organisation de l’espace
• Processus, technologie et intelligence artificielle (IA)
• Communication avec la patientèle

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Ressources humaines

1. Maximiser les compétences du personnel 

Tirer pleinement parti des activités élargies des assistant·es techniques et des pharmacien·nes est un puissant levier pour accroître l’efficacité d’un laboratoire. En misant sur les forces et les intérêts de chacun·e, les équipes peuvent mieux se répartir les tâches et alléger la charge globale.

Exemple de tâches pouvant être déléguées : gestion des commandes, vaccination, certains tests et prélèvements. 

2. Définir les rôles et responsabilités  

Des descriptions de poste précises et partagées sont gages d’efficacité. Elles permettent à chaque membre de l’équipe de connaître clairement ses responsabilités, ses priorités et les limites de son rôle. Structurer le travail par poste et par zone d’activité réduit les chevauchements, les oublis et les interruptions, tout en favorisant la délégation et la reconnaissance des compétences. Ces bases contribuent à un climat de travail serein et une productivité durable. 

Voici une démarche simple pour y arriver :

1. Lister toutes les tâches

Répondre au téléphone, passer les commandes, compter les médicaments, etc.

2. Identifier les interdépendances.

Exemples :

• Pour compter les médicaments, ces derniers doivent avoir été renouvelés au dossier.
• Pour déballer et ranger la commande, je dois l’avoir réceptionnée.

3. Définir les connaissances et qualifications nécessaires.

Exemples :

• Pour renouveler une ordonnance au dossier, je dois connaître le fonctionnement du logiciel.
• Pour ranger la commande, je dois connaitre l’organisation du laboratoire.

4. Structurer les rôles

• Clarifier les rôles sert à déterminer qui effectue quelle tâche, à quel moment, avec quelle priorité. 
• Cette étape permet d’identifier les besoins de formation ou les activités à risque.

Exemple :

• Si on réalise qu’une seule personne est en mesure d’exécuter une tâche-clé, il faudra identifier qui possède les compétences pour la remplacer en cas de besoin.  

Il est important de documenter le tout, pour ensuite le partager à l’équipe.

3. Favoriser une culture axée sur la mobilisation

Des rencontres d’équipe courtes et structurées permettent d’aligner les priorités, d’anticiper les défis et de privilégier une communication de qualité. Ces moments réduisent les malentendus et renforcent la cohésion.

La mobilisation des employé·es peut augmenter la productivité de l’équipe jusqu’à 20 %.

À l’inverse, la démobilisation entraîne des effets bien documentés : 60 % plus d’erreurs et 37 % plus d’absentéisme, selon des recherches de la Queen’s School of Business et de Gallup.

Instaurer une culture d’entreprise positive n’est donc pas qu’une question de bien-être : c’est une stratégie d’affaires durable qui réduit le roulement du personnel et renforce la performance collective.

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Ergonomie et organisation de l’espace  

1. Ergonomie en laboratoire : adapter les postes de travail

Ajuster la hauteur des comptoirs, la disposition des outils et la position des écrans réduit les mouvements répétitifs et favorise de meilleures postures.

L’intégration de postes assis-debout, de tapis antifatigue ou d’un éclairage bien calibré contribue à prévenir les troubles musculosquelettiques, l’une des principales causes d’arrêt de travail au Canada.

Selon le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCOHS), une conception ergonomique adaptée peut réduire de 30 à 50 % les inconforts / risques de blessures liées au travail répétitif et améliorer la productivité.

2. Minimiser les déplacements inutiles 

Réduire les déplacements inutiles est un moyen simple, mais souvent sous-estimé pour améliorer l’efficacité au laboratoire. En plaçant les zones d’usage fréquent (imprimante, seringues, fioles vides, sacs, etc.) à proximité immédiate des stations principales limite les pertes de temps. Chaque pas économisé se traduit par plusieurs minutes gagnées à la fin de la journée.

Exemple :

• Un pas moyen fait 0,75 mètre et prend 0,6 seconde.
• Pour parcourir 3 mètres, il faut en moyenne 4 pas (soit 2,4 secondes).
• Répété à chaque geste courant (récupérer une impression, saisir une fiole, numériser un document) et multiplié par 1000 ordonnances par jour, cela équivaut à 40 minutes de marche pour une seule personne.
• Multiplié par toute l’équipe, ce temps devient une vraie marge d’efficacité!

3. Créer des zones définies et réduire le bruit ambiant

Délimiter clairement les zones de préparation, de vérification, de réception et de consultation permet à chacun de savoir où concentrer son attention et réduit les interruptions inutiles.

Le bruit constant (conversations, alarmes, téléphones, compte-pilules) augmente la charge mentale, ralentit le traitement de l’information et accroît le risque d’erreurs. Il nuit aussi à la qualité des échanges et à l’expérience patient.

Selon le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCOHS), une exposition prolongée au bruit, même à des niveaux modérés, peut réduire la performance cognitive de 10 % à 15 % et augmenter le stress perçu. Créer un environnement plus silencieux, c’est donc investir dans la concentration, la sécurité et le bien-être de l’équipe.

Pour cette raison, il est important de séparer les zones de concentration des zones de conversation ou d’automatisation.

4. Utiliser des systèmes visuels  

Des repères visuels clairs simplifient le travail au quotidien et réduisent les erreurs.

Exemples :

• Un étiquetage par ordre alphabétique en bout de tablette facilite la recherche de produits.
• Des codes de couleur peuvent signaler les médicaments expirés, les priorités de traitement ou le type de panier (livraison, collecte, patient en attente).
• Des cartons de communication aident à mieux organiser le flux de travail. Par exemple, ils peuvent informer en amont qu’un·e pharmacien·ne doit rencontrer un·e patient·e ou qu’un médicament doit être dilué.

Ces systèmes soutiennent l’intégration des nouveaux employés et favorisent la constance du travail de l’équipe.

De plus, centraliser l’information essentielle (outils et accès informatiques, procédures, contacts clés) dans un guide d’accueil clair facilite l’autonomie de nouvelles recrues et la continuité des opérations lors des remplacements.

5. Libérer de l’espace  

Un espace dégagé favorise la fluidité des mouvements et la clarté d’esprit. Optimiser le rangement du laboratoire passe notamment par le choix d’emballages : certains produits permettent des gains d’espace mesurables, comme les fioles EcoloVial, dont le design multifonction réduit de 33 % l’espace de stockage et de 39 % le nombre de boîtes de carton nécessaires.

Grâce à des formats optimisés, ces fioles requièrent jusqu’à 75 % moins d’unités d’inventaire à gérer.

D’autres options, comme le pot d’onguent EcoloJar. Proposent trois formats en un seul produit ajustable, pour des gains de temps et d’espace notables.

Chaque centimètre gagné contribue à un environnement plus ergonomique… et plus productif.

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Processus, technologie et IA

1. Identifier et éliminer les points de friction

Revoir régulièrement les flux de travail permet de repérer les redondances, comme les doubles vérifications inutiles ou les interruptions fréquentes. Ces analyses favorisent l’amélioration continue sans investissement majeur.

Les rapports d’incident ou d’accident en pharmacie sont de précieuses sources d’information pour cibler les processus à risque ou inefficaces. Le suivi d’indicateurs clés (comme le nombre de conseils, d’ordonnances (nouvelles et renouvellements), de piluliers remplis) permet d’ajuster les tâches et les priorités selon la charge réelle et la capacité de l’équipe.

Par exemple, un incident récurrent de confusion entre deux produits visuellement semblables, comme l’hydromorphone et le gliclazide, peut souvent être résolu par une simple modification de leur emplacement sur l’étagère.

Des outils de planification comme la matrice d’Eisenhower ou des plateformes telles qu’Asana aident aussi à hiérarchiser les priorités et à éliminer les tâches à faible valeur ajoutée, réduisant ainsi les frictions du quotidien.

2. Mettre en place des mécanismes permettant de lisser la charge de travail

Les renouvellements préautorisés, les demandes en ligne et la prise de rendez-vous planifiée pour les services cliniques ou les conseils permettent de mieux répartir les tâches sur la journée et la semaine, rendant le volume prévisible.

Ces mécanismes contribuent également à réduire les périodes de pointes tout en rehaussant la qualité de service.

3. Optimiser la gestion de l’inventaire

Une gestion proactive de l’inventaire réduit les urgences, les interruptions et les pertes de temps liées aux ruptures de stock. Mettre en place des routines régulières de vérification, des seuils de commande automatisés et une analyse des produits à faible rotation assure une meilleure prévisibilité et un usage optimal de l’espace.

Les technicien·nes en pharmacie jouent un rôle clé dans cette optimisation. En leur déléguant la gestion des niveaux min/max, le suivi des stocks critiques ou la planification des livraisons, les pharmacien·nes libèrent du temps pour les activités cliniques.

Le choix des produits a lui aussi un impact direct. Des solutions comme le pot d’onguent EcoloJar simplifient la gestion d’inventaire en remplaçant trois formats de pots à onguent conventionnels par un seul. De même, le pilulier EcoPill accélère la vérification grâce à sa conception anti-reflet.

Une meilleure visibilité sur les stocks combinée à des outils efficaces permet donc d’alléger la charge technique, d’accroître la fluidité des opérations et de rehausser la qualité du service.

4. Exploiter pleinement les fonctionnalités du logiciel de pharmacie

Les logiciels de pharmacie offrent de nombreuses fonctions avancées souvent sous-utilisées, pourtant essentielles pour gagner du temps et réduire les erreurs. Les rappels automatisés, les posologies prédéfinies, les notes cliniques standardisées et la gestion des renouvellements anticipés améliorent la précision et la continuité des soins.

Les modules intégrés de télécopie, de gestion d’inventaire et de préparation des piluliers assurent une traçabilité complète à chaque étape, tout en diminuant significativement les risques d’erreur. L’automatisation de ces tâches répétitives libère du temps pour les activités cliniques et améliore la qualité du suivi patient.

Exploiter pleinement le logiciel en pharmacie renforce la fluidité des communications entre les membres de l’équipe et avec les patient·es, ce qui contribue à créer un environnement plus efficace, sécuritaire et hautement collaboratif.

5. Communiquer efficacement avec la patientèle

La communication efficace avec les patient·es repose sur des outils technologiques bien intégrés au flux de travail. Les plateformes de rendez-vous et de suivi clinique numérique facilitent la planification, la coordination et la traçabilité des interventions.

Certaines solutions (comme Empego et Clic Santé) permettent d’envoyer des questionnaires préparatoires en amont d’une consultation, optimisant la qualité des échanges.

Les scribe IA comme Coeurway et PlumeIA automatisent quant à eux la prise de notes cliniques à partir de la conversation patient·e-pharmacien·ne, allégeant la documentation et limitant les oublis.

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Transformer l’efficacité en impact durable

Optimiser un laboratoire vous fait gagner bien plus que du temps : chaque geste, chaque outil et chaque espace contribuent à la qualité des soins. En alliant technologie, ergonomie et mobilisation des équipes, les pharmacies peuvent transformer la complexité du quotidien en un système fluide, prévisible et durable, le tout au bénéfice du personnel et des patient·es.

L’efficacité opérationnelle ne doit jamais se faire au détriment de la planète. C’est pourquoi choisir des solutions d’écoconception performantes, comme celles d’EcoloPharm, permet de conjuguer productivité, durabilité et bien-être au travail.

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